Para tener una idea clara de las capacidades o potencial de Microsoft Teams vamos a hacer una analogía, porque Microsoft Teams es muchísimo pero muchísimo más que una herramienta para realizar llamadas telefónicas o chatear con tus compañeros de trabajo.
Mire a Microsoft Teams como su oficina virtual, no creo que alguien tenga una oficina sola y exclusivamente para hablar con alguien, desde su oficina usted se comunica y colabora con personas fuera y dentro de su organización, pero también lleva a cabo muchos tareas y procesos.
En este articulo somos nos vamos a hablar de forma general pero clara y precisa sobre las características de comunicación, colaboración, innovación y automatización, sobre temas de seguridad y cumplimiento no hablaremos porque el artículo se volvería muy extenso. Así que comenzamos
Indiferentemente si su área de labores está centrada en actividades de primarias o secundaria (o de apoyo) en la compañía, por lo general, realiza 2 tipos de trabajo.
Los trabajos operativos, esas tareas que jamás se acabarán y está relacionada a las tareas cotidianas y los proyectos, es decir, actividades temporales que duración determinada en las cuales participan personas de áreas distintas a las suyas incluso personas que no pertenecen a su organización.
En estos 2 tipos de trabajos, entre la infinidad de tareas que podemos llevar a cabo están:
- Llamadas de voz y videos con opción de grabación de sesión
- Chats
- Tableros de tareas
- Planificación de tareas
- Mapas mentales
- Redacción de documentos en coautoría
- Aprobación de actividades
- Flujos de trabajo
- Recolección de información mediante formularios
- Analizar información de manera grupal
- Ver información (videos o textos) de manera grupal
- Editar documentos en coautoría
Y la lista puede seguir, esto según su tipo de trabajo.
Microsoft Teams es como el gran hub donde puede llevar a cabo todo esto y mucho más, ya que tiene detrás servicios como:
Algunas de las aplicaciones y acciones que podemos llevar a cabo en Microsoft Teams
- Programación de reuniones, llamadas de voz, audio y video y la capacidad de poderlas grabar (las mismas que se almacenan en Stream)
- Chats 1:1 y grupales incluso si no pertenecen a nuestra organización
- SharePoint: Microsoft Teams utiliza el Servicio de SharePoint donde sus equipos serán sitios de SharePoint privados o públicos (según el tipo de equipo que desee crear) y lo que le permitirá agrupar recursos y colaborar con los miembros de su equipo de trabajo
- Microsoft Listas: Son una excelente manera de colaborar en contenido y datos, además podrá acceder a plantillas de listas, puede elegir la que más se acerque a sus necesidades y darle la forma que desee. Las listan ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento de la información y organizar su trabajo
- Planner y To-Do: Antes estas 2 aplicaciones se pueden encontrar por separado en su consola de Office365.com, pero en Microsoft Teams lo puede encontrar juntos cuando añade una pestaña. Al tener Planner como pestaña en su equipo de trabajo todos los miembros del canal podrán visualizar el tablero, podrá crear, asignar tareas o actividades, estimar una fecha de inicio y fin, agregar adjuntos, establecer etiquetas y ver la distribución de las actividades de 4 maneras diferentes de visualizar las tareas (lista, tablero, cuadros y calendario).
- Forms: Es una aplicación para crear formularios y recopilar respuestas, es muy fácil de usar y muestras las estadísticas en tiempo real (el delay es de segundos), se pueden plantear varios tipos de pregunta, si se requiere que sea obligatoria o no. Esta aplicación puede recopilar datos incluye si una persona que no pertenece a la organización completa el formulario.
- Aplicaciones de ofimática sobre Word, Excel, PowerPoint, OneNote: Decíamos que desde Microsoft teams podemos crear y editar documentos en coautoría, además podemos dejar chats persistentes asociados al documento.
- Power BI: Power BI Desktop es gratuito y es la aplicación donde se elaboran tableros, según sea el tipo de licencia que tenga (Office 365 E5 o Power BI Pro), usted podrá compartir y analizar gráficas elaboradas Power BI desktop con su equipo trabajo.
- Ver y comentar videos: Desde Microsoft Teams, usted puede llamar a un video almacenado en Stream, el mismo que podrá ser visto por todo su equipo en tiempo real, además podrá dejar comentarios
- Power Virtual Agents: Crear bots inteligentes con Power Virtual Agents para la automatización de respuestas recurrentes
- PowerApps: Crear aplicaciones tipo canvas con Power Apps compatibles con smartphones y tablets
- Power Automate: Automatizar flujos de trabajo o integrar incluso aplicaciones de terceros.
- Equipos y canales: Cree equipos y canales públicos y privados según su necesidad. (Solo este punto podríamos extender a todo un artículo)
- Pestañas y conectores: Las pestañas nos sirven para añadir aplicaciones no solo propiedad de Microsoft sino aplicaciones de terceros como productos Atlassian (como trello), Adobe o crear conectores para recibir información sobre aplicaciones como Twitter, noticias o estadísticas, por ejemplo, si se realiza una campaña o un # en twitter.
- Whiteboard: Para hacer tormentas de ideas, diagramas de parejas o diagramas mentales con su equipo de trabajo
- Aplicaciones de terceros: Puede integrar aplicaciones de terceros como Polly para realizar encuestas o votaciones, Trello y Asana para gestionar sus equipos de desarrollo, aplicaciones de adobe y muchas mas aplicaciones.
En UNI-RED contamos con técnicos especialistas que podrán guiarlo en este mar de aplicaciones, puede describirnos su caso de uso para ayudarlo a modelar el proceso que desea llevar a cabo.
Si desea más información o si desea una cotización puede escribirnos a [email protected], llamar a nuestra central telefónica 664 622 5555 o puede seguirnos en linkedIn como Uni-Red Computación y Sistemas, S.A. de C.V. subimos información de valor todos los meses.