La pandemia aceleró la transformación digital de muchas empresas y el teletrabajo se volvió el nuevo del equipo de TI sabiendo que posiblemente crear una nueva VPN a su red de datos no solucionaría de todo el problema. Para cumplir con este gran reto, Microsoft Teams se pone al frente
Si se piensa en Microsoft Teams como una plataforma centrada solamente en la comunicación es porque solo estamos viendo la punta de iceberg o se está desconociendo su verdadero valor ya que ofrece capacidades de colaboración superiores a cualquier otra plataforma colaborativa.
En este gran reto de colaboración, tenemos 2 grandes grupos, uno el trabajar colaborativamente con personas dentro de mi organización y el 2do gran grupo son las personas que no pertenecen a mi organización o llamados externos (aquellos que tienen cuentan de Microsoft 365 pero pertenecen a otro tenant o un tenant que no es administrado por nuestro equipo de TI) e invitados (aquellos que no tienen cuenta de Microsoft 365)
Los retos pueden ser parecidos, pero no son iguales, ya que el control con personas externas debe ser aún más riguroso y tener las herramientas para poder controlar las entradas y salidas de datos
SharePoint online
Microsoft Teams solo es la cara tras una maquinaria de aplicaciones y servicios convergentes entre si para lograr una colaboración eficiente, uno de los principales servicios detrás de Microsoft Teams, es SharePoint online, que es el repositorio de Microsoft, cada vez que se crea un equipo en Microsoft Teams, está creando un site en SharePoint online.
SharePoint online se adapta al tipo de contacto con quién desee interactuar, si desea compartir información con personas dentro de su organización puede usar la opción de chat, crear o subir carpetas en los canales de Microsoft Teams. Si es un contacto externo a la organización puede ser OneDrive o crear un sitio de SharePoint y compartir esa información o que el contacto externo suba información en estos medios, los cuáles, puede agregar o quitar permisos a los externos o invitados
Otro punto muy importante de SharePoint online, son las normas de seguridad y cumplimiento, aspectos importantísimos si se tratan de información de una empresa u organización, aplique un flujo de aprobación de documentos, realice una auditoría para saber quién manipuló ciertos datos o usó ciertas palabras ya sea en sus conversaciones y documentos en Microsoft Teams, así como en Outlook, así como cifrar los datos en tránsito y en reposo y acceso condicional.
Equipos de trabajo y canales
Los equipos y canales de Microsoft Teams es una de las grandes formas de colaborar ofreciendo múltiples beneficios para las organizaciones, ya que mejora cubre muchos requerimientos para una colaboración eficiente sin agregar complejidad al área de TI.
Equipos de trabajo
Los equipos de trabajo son un conjunto de recursos organizados que tiene como fin impulsar la colaboración con aquellos que forman parte de los procesos empresariales de la organización, tareas operativas, actividades de un departamento/área y proyectos.
Existen 2 tipos de equipos los equipos públicos y los equipos privados. Los equipos públicos, son públicos para las personas que pertenecen al tenant, es decir, no incluye a personas fuera de la organización como invitados y/o externos, este tipo de equipos se usan para compartir información pública para la organización como los valores instituciones, los objetivos estratégicos, las metas, los factores medioambientales de la organización, entre otros
Los equipos privados solo podrán ser accedidos mediante una invitación del creador o administrador del equipo o por el administrador de servicio de Microsoft Teams desde la consola de administración. Estos equipos son los más usados y permite a los miembros una colaboración eficiente no importa si está en su oficina, si realiza home office o si se conecta por su dispositivo móvil, navegador o aplicación instalable.
Canales
Dentro de cada equipo de trabajo existe los denominados canales, que no son más que sub-agrupaciones o subcategorías de los temas de interés y recursos que los integrantes del equipo de trabajo van a utilizar y producir.
Cada canal está conformado de un muro para las publicaciones de todos los miembros del equipo, con una especie de file server para subir, crear o editar contenido y la opción de añadir pestañas para agregar aplicaciones o herramientas, no solo propiedad de Microsoft, sino de terceros (como adobe, por ejemplo)
Existen 3 tipos de canales (información actualizada hasta el 09 de julio de 2024, ya que debido a las constantes actualizaciones que realiza Microsoft, esto podría cambiar): Estándar, privado y compartido
Los canales estándar fueron los primeros tipos de canales disponible en Microsoft teams y todos los miembros del equipo pueden acceder al contenido de esos canales. Para acceder al contenido de los canales privados es fundamental seleccionar o agregar a los miembros del equipo que desea o necesita accedan a esa información o recursos, los canales privados tienen como diferenciador visual un ícono de candado al final del nombre.
El último tipo de canal que lanzó Microsoft es el canal del tipo compartido, ya que en un inicio Microsoft Teams estaba orientado al uso del personal o usuarios internos a la organización no de externos o invitados y debido a las exigencias del mercado se decidió abrir esta opción para las actividades que requieren equipos mixtos, es decir, que personas que no pertenecen a la organización (pero cuentan con licenciamiento Microsoft Entra) con personas que si pertenecen a la organización puedan trabajar en equipo, considerando ciertas limitantes para huecos de seguridad y fuga de información.
Coautoría en tiempo real y fuentes de datos
Los equipos de trabajo y canales son espacios centralizados, donde los usuarios interactúan, comparten y editan información en tiempo real entre muchos usuarios al mismo tiempo y ofrece la opción de visualizar el historial de versiones, para regresar el documento en un momento del tiempo o poder ver qué cambios hizo quién, lo que se traduce en una experiencia de coautoría superior a cualquier otra plataforma, esto, apoyando a los chats persistentes a los documentos y aplicaciones (tema el cuál ya hablamos con un poco más de detalle, en el artículo Capacidades de comunicación de Microsoft 365)
Microsoft Teams incluye aplicaciones de muchísimo valor para sus equipos de trabajo (las cuales hablaremos en el artículo Capacidades de productividad de Microsoft 365), las cuales pueden ser creadas en tiempo real con total transparencia para los miembros del canal (el canal del tipo compartido puede tener ciertas restricciones). Estas aplicaciones no solo son de uso exclusivo de Microsoft Teams, sino que se puede acceder a ellas mediante su portal de Microsoft 365, si solo usted quiere ser el dueño de ese documento o solo hay un responsable y necesita que los miembros del equipo tengan acceso limitado a la edición de este recurso.
Para terminar, Microsoft 365 es una suite que lleva la experiencia de colaboración a otro nivel. Si desea saber más o si desea saber si Microsoft 365 puede ayudar a su organización en algún caso de uso en específico, puede comunicarse con nosotros, que con gusto lo atenderemos.
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