CFDI de nómina y complemento de nómina
Desde la reforma fiscal de 2014, el SAT obliga a emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina con el Complemento de Nómina, conforme al Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Este estándar define la estructura, forma y sintaxis de los archivos XML, así como las validaciones de sus atributos, como FechaPago, FechaInicialPago y FechaFinalPago utilizando el formato ISO 8601.
El Complemento de Nómina incluye información detallada de percepciones, deducciones, subsidio para el empleo, retenciones de ISR y cuotas de Seguridad Social, entre otros rubros obligatorios para el registro correcto de la remuneración a trabajadores.
La Contabilidad Electrónica exige enviar ciertos archivos XML al SAT, entre ellos, el archivo de pólizas contables. Conforme al Anexo 24, las pólizas contables deben cumplir con un formato estandarizado que incluya catálogo de cuentas, balanza de comprobación, auxiliares y, en caso de requerirse, el archivo de pólizas con sus auxiliares. La Regla 2.8.1.9 de la Resolución Miscelánea Fiscal establece que, cuando el SAT solicite la información contable, las pólizas deberán enviarse en formato XML según el Anexo 24, permitiendo la automatización y validación de la contabilidad.
¿Por qué es crucial conciliar nómina y pólizas?
- Cumplimiento Fiscal: Asegura que las cifras de ISR, IMSS y subsidio al empleo reportadas en CFDI coincidan con las pólizas, evitando requerimientos y sanciones.
- Integridad de la información: Garantiza que no existan huecos ni duplicidades entre los XML de nómina y los asientos contables.
- Control interno: Mejora la confiabilidad de los indicadores financieros (liquidez, endeudamiento, rentabilidad) al contar con datos precisos.
- Toma de decisiones: Proporciona a la dirección información oportuna para optimizar gastos de nómina, planificar flujo de efectivo y controlar los costos laborales.
Proceso detallado de conciliación
A continuación, presentamos los pasos y recomendaciones para una conciliación ágil, sistemática y audit-proof.
Paso 1: Descarga y validación de XML de nómina
- Descarga masiva de los CFDI de nómina emitidos en el periodo (mensual/quincenal) desde tu PAC o el portal del SAT.
- Valida que cada XML incluya el complemento de nómina y esté timbrado con versión vigente del Anexo 20 (por ejemplo, CFDI 4.0 con complemento de nómina 1.2).
- Filtra los comprobantes inválidos o duplicados antes de importarlos.
Paso 2: Importación de pólizas contables
- Exporta tus pólizas (y auxiliares, si los usas) en formato XML conforme al Anexo 24.
- Carga estos archivos XML en tu sistema contable o herramienta de conciliación.
- Asegúrate de incluir:
- Número de póliza
- Fecha de registro
- Cuentas contables utilizadas
- Montos de cargo y haber (omawww.sat.gob.mx).
- Número de póliza
Paso 3: Emparejamiento de registros
- Utiliza el UUID del CFDI y el importe total para relacionar cada recibo de nómina con su póliza correspondiente.
- Si tu sistema lo permite, hazlo de manera automática; si no, realiza la asociación manual con filtros por fecha, importe y RFC del trabajador.
Paso 4: Identificación de discrepancias
- Genera un reporte de descuidos, agrupando:
- CFDI sin póliza: recibos timbrados que no tienen asiento contable.
- Pólizas sin CFDI: asientos que no encuentran su XML.
- Montos disparejos: diferencias en percepciones, deducciones o totales.
Paso 5: Análisis de origen
- Analiza cada caso: ¿hubo error de captura? ¿el CFDI fue cancelado sin sustitución? ¿se duplicó el asiento?
- Verifica fechas: muchas veces la diferencia es solo un desfase entre la fecha de emisión del CFDI y la de la póliza.
Paso 6: Ajustes y correcciones
- Para CFDI inválidos, solicita su cancelación y nueva emisión.
- En caso de errores de póliza, elabora pólizas de ajuste reflejando montos correctos.
- Documenta cada ajuste con un memo que explique la causa y la solución.
Paso 7: Reporte final y cierre
- Genera un informe detallado que incluya:
- Total de CFDI conciliados
- Casos resueltos y pendientes
- Impacto en impuestos y cargas sociales
- Archiva la documentación de respaldo (XML originales, pólizas, memos) para auditorías internas y externas.
Retos y discrepancias frecuentes
| Discrepancia | Causa principal | Acción correctiva |
| CFDI cancelados sin sustituto | No se emitió CFDI sustituto | Solicitar cancelación y reemisión |
| Montos mal capturados en póliza | Error de digitación | Ajuste contable con memo explicativo |
| Subsidio al empleo mal aplicado | Clasificación incorrecta | Reclasificar como deducción/percepción |
| Diferencias de fechas | Desfase emisión vs. registro | Ajustar fechas o registrar póliza puente |
| Descarga incompleta de XML | Problemas de conexión o filtros erróneos | Revisar filtros y repetir descarga |
Mejores prácticas y recomendaciones
- Automatización: Emplea herramientas que descarguen y validen los XML de CFDI y pólizas en lote, reduciendo errores humanos.
- Capacitación continua: Mantén a tu equipo actualizado en versiones de Anexo 20 y 24, y en cambios normativos del SAT.
- Documentación estandarizada: Diseña plantillas de memos y reportes para ajustes, facilitando auditorías.
4. Conciliación periódica: Realiza este proceso al menos una vez al mes; evita acumulación de discrepancias.
5. Alertas tempranas: Configura notificaciones cuando exista un porcentaje de descuadre que supere un umbral (ej. 0.5% del total de nómina).
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La conciliación entre la nómina timbrada y las pólizas contables es un pilar estratégico que no solo te protege ante auditorías, sino que fortalece tu control interno, eficiencia operativa y toma de decisiones.
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Fuentes: